Gestion des bénévoles
Recrutez, organisez et communiquez avec vos équipes de bénévoles efficacement.
Vue d'ensemble
La gestion des bénévoles dans Runora se déroule en plusieurs étapes :
- Configurer le formulaire d'inscription (champs, créneaux, paramètres)
- Créer des postes bénévoles (tâches à accomplir)
- Recevoir et gérer les candidatures via le formulaire public
- Affecter les bénévoles aux postes (manuellement ou automatiquement)
- Communiquer avec vos équipes et pointer les présences le jour J
Configuration du formulaire
Depuis l'onglet "Paramètres du formulaire", personnalisez entièrement le formulaire que vos bénévoles rempliront :
Champs personnalisés Nouveau
Ajoutez vos propres champs en plus des champs standards :
- Texte court/long, date, case à cocher, liste déroulante, choix multiple
- Marquez-les comme obligatoires ou optionnels
- Réorganisez leur ordre par glisser-dépose
- Exemples : taille de chaussure, numéro de licence, allergies spécifiques…
Créneaux de disponibilité Nouveau
Définissez les créneaux horaires de l'événement pour que les bénévoles indiquent leurs disponibilités :
- Ajoutez autant de créneaux que nécessaire (par jour, par demi-journée…)
- Les bénévoles sélectionnent leurs disponibilités dans le formulaire public
- Ces données alimentent l'affectation automatique
Paramètres généraux
- Validation automatique : confirmez automatiquement chaque nouvelle candidature
- Carte interactive : affichez une carte des postes sur le formulaire public
- Enquête de satisfaction : activez un sondage post-événement
Créer des postes bénévoles
Définissez les missions dont vous avez besoin :
- Allez dans "Gestion des bénévoles" → onglet "Postes"
- Cliquez sur "Créer un poste"
- Remplissez :
- Nom : ex. "Accueil participants", "Ravitaillement km 15"
- Catégorie : Accueil, Ravitaillement, Sécurité, Logistique, etc.
- Description, lieu, date et horaires
- Nombre de bénévoles nécessaires
- Bénévole référent : désignez un responsable de secteur
Carte interactive des postes
La carte interactive affiche la localisation de tous vos postes bénévoles sur une carte géographique, visible directement dans le formulaire public d'inscription.
Activer la carte
- Allez dans "Paramètres du formulaire"
- Activez l'option "Carte interactive"
- La carte s'affiche automatiquement sur le formulaire public dès qu'au moins un poste a un lieu renseigné
Renseigner les lieux des postes
Pour qu'un poste apparaisse sur la carte, son champ "Lieu" doit être renseigné lors de la création ou de la modification du poste. Entrez une adresse précise ou un nom de lieu reconnaissable (ex : "Parking de la Mairie", "Carrefour des 4 chemins").
Ce que voient les bénévoles
- Une carte avec un marqueur pour chaque poste localisé
- En cliquant sur un marqueur : nom du poste, catégorie, horaires et description
- Permet aux bénévoles de visualiser leur futur lieu de mission avant de s'inscrire
Formulaire de candidature public
Runora génère automatiquement un formulaire d'inscription pour vos bénévoles. L'URL est disponible dans l'onglet "Bénévoles", partagez-le sur vos réseaux sociaux, newsletter et site web.
Validation des candidatures
Chaque nouvelle candidature apparaît avec le statut "En attente". Vous pouvez :
- Confirmer : accepter le bénévole
- Refuser : décliner la candidature
- Marquer comme absent : pour le suivi le jour J
Affecter les bénévoles manuellement
Vous pouvez affecter chaque bénévole à un ou plusieurs postes directement depuis l'interface de gestion.
Méthode 1 : Depuis la fiche du bénévole
- Cliquez sur un bénévole dans la liste pour ouvrir sa fiche
- Faites défiler jusqu'à la section "Affectations"
- Cliquez sur "Affecter à un poste"
- Sélectionnez le poste souhaité dans la liste déroulante
- Sauvegardez, le bénévole apparaît désormais sur ce poste
Méthode 2 : Depuis la liste des postes
- Allez dans l'onglet "Postes"
- Cliquez sur un poste pour voir les bénévoles déjà affectés
- Ajoutez un bénévole directement depuis cette vue
Méthode 3 : Vue Planning
L'onglet "Planning" offre une vue calendrier par date et créneau horaire. Vous y visualisez en un coup d'œil les postes couverts et les postes vacants, et pouvez affecter ou réaffecter des bénévoles rapidement.
Statuts d'affectation
- Affecté : bénévole assigné, en attente de confirmation
- Confirmé : bénévole a accepté sa mission
- Terminé : mission accomplie
- Absent : bénévole ne s'est pas présenté
Affectation automatique
Laissez Runora proposer des affectations optimales en un clic, en tenant compte des disponibilités et préférences de chaque bénévole.
Comment ça fonctionne
- Cliquez sur "Affectation automatique" dans l'onglet Bénévoles
- Runora analyse les bénévoles confirmés non encore affectés
- Les affectations sont proposées selon 3 critères de priorité :
- 🥇 Bénévoles dont les préférences de catégorie correspondent au poste
- 🥈 Bénévoles sans préférence (polyvalents)
- 🥉 Autres bénévoles disponibles
- Les disponibilités horaires sont respectées si renseignées
- Modifiez, retirez ou validez chaque suggestion avant de confirmer
Gestion des disponibilités
Consultez et modifiez les disponibilités de chaque bénévole directement depuis leur fiche.
- Les bénévoles renseignent leurs créneaux lors de l'inscription (si activé dans les paramètres)
- Vous pouvez les modifier manuellement depuis la fiche du bénévole (bouton "Modifier")
- Ajoutez, supprimez ou modifiez les créneaux avec date + heure de début/fin
- Ces disponibilités sont utilisées par l'affectation automatique
Pointage et check-in (QR Code)
Gérez les présences le jour J avec un système de pointage par QR code ou manuellement.
Pointage par QR code
- Chaque bénévole possède un QR code unique (disponible depuis sa fiche)
- Utilisez le scanner QR intégré à Runora pour pointer les arrivées
- La présence est enregistrée instantanément avec l'heure
Pointage manuel
Depuis la liste des bénévoles, cochez manuellement les présences via le bouton de pointage.
Page de pointage dédiée
Une page de check-in simplifiée est disponible pour les responsables sur le terrain, accessible depuis un smartphone ou tablette.
Badges bénévoles PDF
Générez des badges d'identification individuels pour vos bénévoles au format PDF.
- Le badge inclut : nom, prénom, photo (si renseignée), poste(s) affecté(s) et QR code
- Générez un badge depuis la fiche du bénévole (bouton "Générer le badge")
- Imprimez les badges pour les distribuer le jour de l'événement
Trombinoscope
Visualisez tous vos bénévoles sous forme de trombinoscope avec photos, noms et postes affectés.
- Accédez au trombinoscope depuis l'onglet dédié dans la gestion des bénévoles
- Filtrez par statut, poste ou catégorie
- Utile pour les responsables qui doivent reconnaître les bénévoles le jour J
Enquête de satisfaction
Recueillez les retours de vos bénévoles après l'événement grâce à une enquête de satisfaction intégrée.
Configuration
- Activez l'enquête dans les paramètres du formulaire
- Créez vos questions dans l'onglet "Enquête"
- Partagez le lien de l'enquête après l'événement
Résultats
Consultez les réponses agrégées et individuelles dans l'onglet "Résultats de l'enquête", notes, commentaires, statistiques.
Communication avec les bénévoles
Email groupé
- Sélectionnez les bénévoles concernés (ou tous)
- Cliquez sur "Envoyer un email"
- Rédigez votre message et envoyez en un clic
Emails de statut automatiques
Runora envoie automatiquement des emails lors de :
- Confirmation de candidature reçue
- Acceptation / refus de la candidature
- Affectation à un nouveau poste
Historique des communications
Tous les emails envoyés sont archivés dans l'onglet "Communications" pour un suivi complet.
Bonnes pratiques
- ✓Anticipez : ouvrez le recrutement 2-3 mois avant l'événement
- ✓Activez les créneaux de disponibilité pour que l'affectation automatique soit la plus précise possible
- ✓Utilisez les champs personnalisés pour collecter exactement les informations dont vous avez besoin
- ✓Prévoyez des remplaçants : 10-15% de no-show est normal
- ✓Remerciez : envoyez un message de remerciement après l'événement et lancez l'enquête de satisfaction
- ✓Créez une base : les bénévoles satisfaits reviennent année après année